Hvordan arrangere gode videomøter?
Å erstatte reiser med videomøter gir en god miljøgevinst og de fleste av oss vil slippe å stå opp fem på morgenen for å rekke et fly. Her er våre beste råd for hvordan en kan gjøre videomøtene bedre.
Av Christoffer Ringnes Klyve Å erstatte reiser med videomøter gir en god miljøgevinst og de fleste av oss vil slippe å stå opp fem på morgenen for å rekke et fly. Her er våre beste råd for hvordan en kan gjøre videomøtene bedre.
1. Et møte er fortsatt et møte. Gode forberedelser, klare rammer og strukturert møteledelse er minst like viktig i et videomøte. For litt mer kompliserte møter kan det være lurt å ha flere funksjoner hos ulike folk (møteleder, referent og teknisk støtte).
2. Bruk riktig programvare. Microsoft Teams fungerer best når alle er i samme virksomhet og virksomheten allerede bruker Office 365. Google Hangouts Meet har litt samme funksjon om en bruker G Suite, og også Slack. Zoom er vår favoritt når det er mange deltakere, og kom også best ut da tek.no testet ulike muligheter. Zoom kan fungere godt for hundrevis av deltakere, og du kan faktisk arrangere en hel konferanse. Det går også an å bruke Skype og Facebook Messenger, og har den fordelen at mange er vant med bruken. Men de har sine begrensninger, både med bilde- og lydkvalitet og antall brukere.
3. Spander lisenser. Zoom har for eksempel en helt grei gratisversjon, men bare for møter opp til 40 minutter. Lisensene koster uansett mye mindre enn en flybillett.
4. Videoutstyr. Det lønner seg i lengden å investere i bra videoutstyr på møterommene. Hos oss i Framtiden i våre hender er møterommene med videoutstyr veldig populære. Det gjør blant annet at ordninger med hjemmekontor fungerer mye bedre.
5. Bruk ekstrafunksjonene! Et godt videoverktøy bør ha mulighet i hvert fall til en chatfunksjon, deling av skjerm og gjerne også muligheter til å gi støtte til det folk sier. Da kan man ofte unngå gjentakelser, løpende referatskriving og andre ting som faktisk kan gjøre et videomøte mer effektivt enn et fysisk møte.
6. Ha lav terskel for å ta et videomøte. Enten det er koronakrise eller vanlig hjemmekontor, har folk behov for sosial kontakt. Et videomøte er bedre enn en telefon, og mye bedre enn skriftlig kommunikasjon for å unngå følelsen av isolasjon.
Vår erfaring er at videomøter fungerer aller best når folk allerede kjenner hverandre, og er vant til å bruke verktøyene. For ansatte i samme virksomhet er terskelen lav, men når vi skal ut og møte nye folk foretrekker vi fortsatt å være i samme rom, kunne håndhilse og sitte rundt samme bord. I hvert fall første gang vi møtes.
